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Betroffene

Diese Erklärung richtet sich an alle Personen, die Beschäftigte des Verantwortlichen sind, einschließlich der Bewerber und ehemaligen Beschäftigten. Alle Personenbezeichnungen beziehen sich auf alle Geschlechter und die damit verbundenen Sprachformen, insbesondere divers, weiblich, männlich. Jede Personenbezeichnung ist mit dem Zusatz „(m/w/d)“ zu verstehen.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die hier beschriebene Verarbeitung ist: Adbaker GmbH, Kalscheurener Str. 19A, 50354 Hürth, mail@adbaker.de, T: +49 (0) 221 99983680, E-Mail: mail@adbaker.de, vertreten durch den Geschäftsführer Simon Mader. 

Rechte der Betroffenen und sonstige Hinweise

(1) Die Betroffenen haben mit Blick auf die zu ihrer Person gespeicherten Daten folgende Rechte: Das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht auf Löschung von Daten, für die es keinen Aufbewahrungsgrund mehr gibt, auf Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Ferner haben sie das Recht, sich bei der für den Verantwortlichen zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

(2) Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung der Betroffenen beruht, können die Betroffenen ihre Einwilligung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortlicher).

(3) Soweit die Verarbeitung auf der Erfüllung eines berechtigten Interesses, mithin auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO beruht, können die Betroffenen der Verarbeitung jederzeit widersprechen; etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Verantwortlicher). Falls der Widerspruch begründet ist, wird die Verarbeitung beendet. Sofern das berechtigte Interesse im Direktmarketing liegt; ist der Widerspruch stets begründet.

(4) Eine automatisierte Entscheidungsfindung, einschl. Profiling, findet nicht statt.

(5) Eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung besteht nur, sofern nachfolgend auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO Bezug genommen wird. 

Datenverarbeitung

(1) Im Bewerbungsverfahren werden die Bewerbungsdaten entgegengenommen und geprüft. Im Fall eines fortwährenden Interesses folgt darauf ein Bewerbungsgespräch, wobei Daten zur Terminvereinbarung erhoben, gespeichert und genutzt werden. Im Fall eines weiterhin bestehenden Interesses unterbreitet der Verantwortliche ein Angebot für ein Beschäftigungsverhältnisses. In jedem, der vorgenannten Verarbeitungsschritte ist auch möglich, dass eine Absage erfolgt. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG2018. 

(2) Im Beschäftigungsverhältnis werden alle Zugangs- und/oder Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit der Erfüllung des Beschäftigungsvertrages (z.B. E-Mails) verarbeitet. Zweck der vorgenannten Verarbeitungsvorgänge ist die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG2018. Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten werden zudem folgende Daten verarbeitet: Daten, die für die Besteuerung relevant sind (§ 147 AO, § 257 HGB), Krankenversicherungs/Krankschreibungsdaten (§ 198 SGB V, ‚§ 165 SGB VII), Lohnkontodaten (§ 41 EStG), Arbeitszeitdaten (§ 17 MiLoG, § 16 ArbG). Zweck ist die Erfüllung der in den Klammerzusätzen genannten rechtlichen Pflichten. Rechtsgrundlage ist dann Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO.

(3) Im Fall einer Absage im Bewerbungsverfahren endet das Beschäftigungsverhältnis mit der Absage. In allen anderen Fall endet das Beschäftigungsverhältnis durch Kündigung, Aufhebung oder Renteneintritt. In jedem Fall gilt: Nach dem Beschäftigungsverhältnis werden die Daten zunächst wie folgt aufbewahrt:

1. Daten, die für die Besteuerung des Verantwortlichen relevant sind, werden grundsätzlich für sechs Jahre aufbewahrt. Hiervon abweichend werden Gehaltslisten (einschl. Sonderzahlungen) und Angestelltenversicherungen für zehn Jahre aufbewahrt. Die jeweilige Frist beginnt in dem Jahr, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 147 AO)
2. Krankenversichererdaten, Krankschreibungsdaten werden für mindestens fünf Jahre aufbewahrt (§ 198 SGB V, ‚§ 165 SGB VII).
3. Daten, die aus der Dokumentation der Arbeitszeiten i.S.v. § 17 MiLoG und § 16 ArbZG herrühren, werden für zwei Jahren gespeichert (§ 17 MiLoG und § 16 ArbZG),
4. Lohnkontodaten werden bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, gespeichert (§ 41 EStG).
5. Sofern die Verarbeitung der Daten auf einer Einwilligung beruht, werden die Daten

1. die Gegenstand der Einwilligung sind, bis zum Widerruf der Einwilligung oder bis der mit ihrer Verarbeitung verbundene Zweck erlischt, aufbewahrt.
2. die die Erteilung der Einwilligung beweisen für drei Jahre aufbewahrt, wobei diese Frist am 31. Dezember des Kalenderjahres beginnt, in dem entweder die Einwilligung widerrufen wird oder die Daten aus anderen Gründen gelöscht werden (Artikel 7 Absatz 1 DSGVO).

1. Im Fall einer Absage im Bewerbungsverfahren werden die Bewerbungsdaten für sechs Monate aufbewahrt, wobei diese Frist im Zeitpunkt der Absage beginnt. 

In den Fällen der Ziffern 1 bis 4 und 5b bezweckt die Verarbeitung die Erfüllung Klammerzusätzen genannten rechtlichen Pflichten, wobei Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage ist. Im Fall der Ziffer 4a wird der Zweck gesondert mitgeteilt, wobei Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 2 BDSG2018 die Rechtsgrundlage ist. Im Fall von Ziffer 5 bezweckt die Verarbeitung die Verteidigung gegen Ansprüche aus dem Antidiskriminierungsrecht, wobei Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage ist.

(4) Ergänzend zu den o.g. Verarbeitungsvorgänge findet noch folgendes statt:

• Ergänzend zu Absatz 1 besteht die Möglichkeit, dass der Verantwortliche im Fall einer Absage den Bewerber darum bittet, der Aufnahme in einen Bewerbungspool zuzustimmen. Dann besteht die Möglichkeit, dass der Verantwortliche den Beschäftigten über künftige, mögliche Beschäftigungsverhältnisse zu informieren. Zweck ist die Schaffung der Möglichkeit, mit dem Bewerber in Kontakt zu bleiben. Rechtsgrundlage ist allein die Einwilligung i.S.v. Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 2 BDSG2018.
• In allen vorgenannten Phasen der Verarbeitung besteht die Möglichkeit, dass der Verantwortliche den Betroffenen die Möglichkeit eröffnet, mit ihm per Videokonferenz zu kommunizieren. Rechtsgrundlage ist allein die Einwilligung i.S.v. Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 2 BDSG2018. Diese Einwilligung umfasst dann sowohl die Verarbeitung der Daten nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO (z.B. Brille, religiöse Symbole) als auch den Einsatz des Videokonferenztools. 
• In allen vorgenannten Phasen der Verarbeitung besteht die Möglichkeit, dass der Verantwortliche den Betroffenen die Möglichkeit eröffnet, dass von ihnen Film-, Foto- und/oder Tonaufnahmen zum Zweck der Unternehmenspräsentation angefertigt werden. Rechtsgrundlage ist allein die Einwilligung i.S.v. Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 2 BDSG2018. Diese Einwilligung umfasst dann sowohl die Verarbeitung der Daten nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO (z.B. Brille, religiöse Symbole) als auch die im Einwilligungstext näher bezeichneten Orte der Veröffentlichung. 

(5) Im Rahmen der oben beschriebenen Datenverarbeitung werden folgende Empfänger/Auftragsverarbeiter eingesetzt:

• Es wird eine externe Steuerberatungskanzlei mit der Lohnbuchhaltung betraut. Soweit Daten bei ihm verarbeitet werden, stellt dies keine Auftragsverarbeitung (vgl. DSK-Kurzpapier 13), sondern eine Datenübermittlung dar, die ihrerseits durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt ist.
• Es werden das Cloud-Tool „Google Workspace“ und das nachgelagerte Tool „Google Docs“ der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4 (Irland) eingesetzt, wobei der Datenverkehr mit der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 (USA) nicht auszuschließen ist. Der Anbieter wurde gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt. Dem Einsatz dieses Drittanbieters steht nicht entgegen, dass dieser seinen Sitz außerhalb der EU hat. Denn der Anbieter hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.
• Es wird das Projekt-Management-Tool „Asana“ der Aana Inc., 1550 Bryant St #200, San Francisco, CA 94103, 6399 (USA) eingesetzt. Dem Einsatz dieses Drittanbieters steht nicht entgegen, dass dieser seinen Sitz außerhalb der EU hat. Denn der Anbieter hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.
• Es wird das CRM-Tool „HubSpot“ der HubSpot, Inc. (USA) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Dem Einsatz dieses Drittanbieters steht nicht entgegen, dass dieser seinen Sitz außerhalb der EU hat. Denn der Anbieter hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.
• Im Zusammenhang mit der Automatisierung wird das Schnittstellen-Tool „Zapier“ der Zapier, Inc. (USA) eingesetzt, die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Näheres zur Art und Weise der Verarbeitung bei diesem Drittanbieter ist hier beschrieben: https://zapier.com/how-it-works. Kurz gesagt: Mit Zapier kann der hiesige Verantwortliche Applikationen verbinden, sodass zwischen den verschiedenen Applikationen Kunden- und Interessentendaten automatisiert ausgetauscht werden können. Der Verarbeitung steht nicht entgegen, dass der Anbieter außerhalb der Europäischen Union sitzt. Denn der Anbieter hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet. 
• Es wird das Buchhaltungs-Tool „Lexoffice“ der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg (BRD) eingesetzt. Der Anbieter wurde gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt.
• Es wird das Kundenservice-Tool „Zendesk“ der Zendesk, Inc. (USA) eingesetzt, die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Der Verarbeitung steht nicht entgegen, dass der Anbieter außerhalb der Europäischen Union sitzt. Denn der Anbieter hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.
• Es wird das Videokommunikations-Tool „Loom“ der Loom, Inc. (USA) eingesetzt, die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Der Verarbeitung steht nicht entgegen, dass der Anbieter außerhalb der Europäischen Union sitzt. Denn der Anbieter hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.
• Es wird das Projektmanagement-Tool „Slack“ der Slack Technologies Limited (Irland – EU) eingesetzt, die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Der Verarbeitung steht nicht entgegen, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass die Slack Technologies Inc. (USA) Zugriff auf die Daten erhält. Denn sie hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.
• Es wird der Online-Fax- und Telefon-Dienst sipgate der sipgate GmbH (BRD) eingesetzt, indem dort Telefax-Nachrichten im Rahmen der vertragsbezogenen Kommunikation empfangen und versendet werden.
• Es wird das Feedback-Tool „Leapsome“ der Leapsome GmbH (BRD) eingesetzt.
• Es wird das Plattform-Tool „KAJABI“ der Kajabi LLC (USA) eingesetzt, die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Der Verarbeitung steht nicht entgegen, dass der Anbieter außerhalb der Europäischen Union sitzt. Denn der Anbieter hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.
• Es wird die Recruitingdienstleisterin Nadja Czapran (BRD) eingesetzt. 
• Es wird das Onboarding-Tool „Notion“ der 2022 Notion Labs, Inc. (USA), die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Der Verarbeitung steht nicht entgegen, dass der Anbieter außerhalb der Europäischen Union sitzt. Denn der Anbieter hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.
• Es wird das Recruiting-Tool „Personio - Recruiting“ der Personio GmbH (Deutschland - EU) eingesetzt, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Näheres zur Art und Weise der Verarbeitung bei diesem Drittanbieter ist hier beschrieben: https://www.personio.de (dort unter dem Reiter „Funktionen“). 
• Zur Durchführung von Videochats wird Zoom der Zoom Video Communications, Inc (USA), die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Der Verarbeitung steht nicht entgegen, dass der Anbieter außerhalb der Europäischen Union sitzt. Denn der Anbieter hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.
• Es wird die Chat-Software „Miro“ der RealtimeBord, Inc. (USA) eingesetzt), die nach Artikel 28 DSGVO beauftragt wurde. Der Verarbeitung steht nicht entgegen, dass der Anbieter außerhalb der Europäischen Union sitzt. Denn der Anbieter hat sich gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet.

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